Detta bör du beakta innan du väljer outsourcing-leverantör

(Checklistan är hämtad från CIO och till höger kompletterad med HPS kommentarer)

Etablera tydliga mål

Det finns en bristande erfarenhet kring vad outsourcing faktiskt innebär för ett företag.

HPS kan hjälpa dig med målformuleringen

Ja, så är det ju med allt som man inte har gjort förut. Olika organisationer har olika krav och ofta är arbetssätt och vanor inte dokumenterade. Är man ett medelstort företag som inte har outsourcat sedan tidigare så kan det vara lämpligt att börja med att outsourca en del och känna sig fram vad som fungerar. Rom byggdes inte på en dag, och man behöver oftast inte Outsourca allt på en gång, trots att leverantören kanske tycker det.

Hitta en kompatibel leverantör

Försäkra dig om att din service provider förstår mer än bara att skriva kod och implementera. En outsourcingleverantör måste kunna vara kompatibel med ditt företags kultur och affärsmål. Det krävs också erfarenhet och bra kommunikationsfärdigheter. Kom ihåg att din leverantör kommer att bli en del av din organisation.

HPS konsulter är som kameleonter, vana att snabbt smälta in i nya företagskulturer och förstå olika affärsverksamheter

Det viktigaste är sannolikt att leverantören ställer upp på dig som kund, och bryr sig om att hjälpa dig med de problem som uppstår. Välj en leverantör som både bryr sig och som har kompetensen att lösa problemen, gärna proaktivt så att felen inte uppstår.

Var inte för närsynt

Många ser för kortsiktigt när de gör affärer. I sina försök att spara så mycket pengar som möjligt för företaget så fokuserar man på outsourcingens kostnadsfördelar och besparingar och missar de offensiva fördelar som outsourcingen borde ge på lång sikt.

Diskutera outsourcingstrategin med oss.

Detta är för övrigt så vitt vi kan se inte ett av de större problemen, men diskutera gärna outsourcingstrategin med oss. Vi har erfarenhet av både rätt och fel beslut.

Blanda inte ihop försäljning och leverans

Fokusera på att få en bra leverans - det måste vara målet med outsourcingen. Märkligt nog missar många denna aspekt så fort avtalet skrivits. Ofta försvinner viktiga leveransdetaljer i överlämnandet mellan dem som gjort affären och de som ska förvalta den.

Självklart kan vi också hjälpa dig att formulera måluppfyllelse och leverans

Vi kan bara hålla med. Affären görs för att kunden ska få en effektiv - och oftast bättre - leverans än man har haft hittills. Det är i nästan samtliga fall den grundläggande orsaken till att en Outsourcing genomförs.

Byt attityd till IT

Tänk inte på IT som en kostnad, utan som en möjlighet. Genom att byta synsätt så klarnar också synen på vad som är kärnverksamhet och vad som inte är det. IT är ofta både och, för att lyckas gäller det att du outsourcar rätt delar.

Mammas gata för oss. Vi hjälper dig analysera vad och vilka delar du tjänar mest på att outsourca.

Ofta tvingar en outsourcing fram gränsdragningar, vem som är ansvarig för vad och vem som gör vad. Därmed belyses arbetssätt, processer och rutiner som man inte tänkt på. En del av dessa är bra från början medan annat får förändras.

Skapa en god kommunikation

Försäkra dig om att din leverantör förstår projektets specifikationer. Var så detaljerad som det bara går. När du lägger IT-funktioner utanför din organisation måste du vara beredd på en bra koordination och mycket mer fram-och-tillbaka-kommunikation.

Vi har som regel lätt att förstå..

I inledningen så är det naturligt att parterna kommunicerar en hel del. Efter ett tag lär sig kund och leverantör varandra och man vet mer intiutivt vad den andra parten vill.

Förvänta dig att få vad du betalat för

Om du sätter din outsourcingleverantör under för hårt kostnadstryck så kommer det att märkas kvaliteten.

Så sant - men det betyder inte att du ska acceptera vilka kostnader som helst.

Det är bättre att diskutera sig fram till en prisbild kunden får en optimal servicenivå i förhållande till sin budget.

Är man osäker på vilken nivå man bör ha, eller om leverantören är osäker på om denne kan leverera till en given kostnadsram, så kan man redan från början lägga in en omförhandling av priset på den funktionen om något kvartal.

Var på plats

Om det är möjligt så ska du budgetera en närvaro på plats hos leverantören. Du bör veta vad som faktiskt händer på plats och få en ambassadör som sköter den viktigaste kommunikationen.

Välkommen till HPS!

Vi trivs med våra kunder och betraktar det som en fördel med insyn. Och vi har gott kaffe..Ju större och viktigare affären är, desto mer bör man träffas.

Behåll ansvaret

Att outsourca betyder inte att du kan abdikera från ansvar. Det är fortfarande du som äger de övergripande resultaten. Därför måste du vara aktivt involverad i att styra din leverantör.

Vi blir gärna styrda..

... så länge det är åt rätt håll förstås.

Engagera cheferna på C-nivå

Se till att du får med dig de seniora cheferna, som CIO på klientsidan och CEO:n på leverantörssidan. Delegera inte allt till mellancheferna.

Detta kan vi inte påverka

... bara hålla med.

Hitta rätt projekt att outsourca

Ofta fattas oustourcingbeslutet av fel anledningar. IT tenderar att skicka ut saker de inte vill ha, snarare än att analysera vad som är vettigt att lägga ut. Vad man bör outsourca beror på företagets mål. Om det största målet är att spara pengar, börja då med det system som kostar mest.

Vi är gärna bollplank i diskussionen vad du lämpligast lägger ut. Erfarenhet..

Det finns många anledningar till att välja outsourcing och det är tveksamt om det finns några "fel" och "rätt" anledningar. Exempelvis är det oftast helt rätt att en IT avdelning låter gammal teknik bli outsourcad till en leverantör som har denna gamla teknik som sin centrala verksamhet. Alltså; outsourca gärna det som IT inte vill ha.

Rensa upp innan du outsourcar

Företag tenderar att dumpa över sina problem på outsourcingleverantörer. Sedan blir de förvånade när resultatet blir dåligt. Om företaget inte kan hantera systemet, varför skulle en outsourcingleverantör klara det?

Å andra sidan kan vi hjälpa dig med upprensningen, vi har konsulter även för detta.

Det verkar rimligt att detta kan vara ett problem. Men vi har inte varit med om att någon kund har dolt sina problem för oss.

Skapa rätt SLA mätettal

IT-avdelningen är sällan bra på att föra statistik, men det allvarligaste misstaget de gör är att de ibland accepterar leverantörens SLA:er. Om leverantören får styra är det självklart att de minimerar sin egen risk på din bekostnad.

Vi är övertygade om att vi kan mötas där båda parter är nöjda.

Vi vill ha långa kundrelationer, dvs vi vill ha kvar våra kunder. Därmed faller det på oss att förtjäna att vara leverantör och inte bli utbytt.